Teams-, Zoom- oder Google-Meet-Besprechung in Text umwandeln

Kurz gesagt: Lade die Aufzeichnung der Besprechung herunter (bei Zoom die reine Audiodatei M4A, bei Teams die MP4 aus OneDrive oder SharePoint, bei Meet das Video im Ordner „Meet Recordings“ in Google Drive), lade sie in ein Transkriptionstool hoch – in wenigen Minuten hast du Text mit Zeitstempeln für dein Protokoll.

Alle drei Plattformen haben eine eigene Transkription, aber die hängt vom Tarif ab, davon, ob die IT sie freigeschaltet hat, und davon, ob jemand sie im Meeting startet. Wenn das nicht passiert ist oder du den Text in einer anderen Sprache bzw. als sauberes Dokument brauchst, gehst du so vor.

Wo die Aufzeichnung liegt

Zoom

• Lokale Aufzeichnung: auf deinem Computer unter Dokumente → Zoom, in einem Ordner mit Datum und Meeting-Namen. Darin liegen ein .mp4-Video und eine reine Audiodatei audio_only.m4a.
• Cloud-Aufzeichnung (kostenpflichtige Tarife): unter zoom.us → Aufzeichnungen.

Lade die M4A hoch: Sie ist 10- bis 20-mal kleiner als das Video, das Transkript ist identisch. Mehr unter Zoom-Aufnahmen in Text umwandeln.

Microsoft Teams

• Normale Besprechungen: im OneDrive der Person, die die Aufzeichnung gestartet hat, Ordner Aufzeichnungen. Sie erscheint auch im Besprechungschat.
• Kanalbesprechungen: im SharePoint des Teams, Ordner des Kanals → Aufzeichnungen.

Kannst du sie nicht herunterladen, darf das vermutlich nur der Organisator: Frag nach. Ausführlich unter Teams-Aufzeichnungen in Text umwandeln.

Google Meet

Die Aufzeichnung (je nach Google-Workspace-Tarif verfügbar) landet im Google Drive des Organisators, im Ordner „Meet Recordings“; der Link kommt per E-Mail. Herunterladen in Drive per Rechtsklick → Herunterladen.

Besprechungen vor Ort

Leg das Handy in die Tischmitte und nimm mit der Sprachmemo-App auf – oder nutze direkt die Schaltfläche Aufnehmen im Tool im Browser.

So transkribierst du sie

1. Öffne das Tool und lade die Datei hoch (Audio oder Video, bis 5 Stunden und 2 GB).
2. Wähle die Sprache der Besprechung.
3. Tippe auf Transkribieren. Ein einstündiges Meeting ist meist in wenigen Minuten fertig; du kannst die Seite schließen und findest es in deinem Bereich.
4. Prüfe mit dem synchronisierten Audio: Kundennamen, Produkte und interne Abkürzungen solltest du vor allem kontrollieren.
5. Lade das Ergebnis als Word herunter.

Vom Transkript zum Protokoll

Niemand will eine Stunde Transkript lesen. Nutze den Text für ein kurzes Ergebnisprotokoll:

1. Eckdaten: Datum, Teilnehmende, Ziel.
2. Beschlüsse: je eine Zeile, mit Zeitstempel, falls jemand den Kontext nachhören will.
3. Aufgaben: was, wer, bis wann.
4. Offene Punkte für das nächste Meeting.
5. Anhang: das vollständige Transkript.

Ein Trick: Durchsuche den Text nach Formulierungen wie „also machen wir“, „wir einigen uns“, „beschlossen“, „ich kümmere mich“ oder „bis Freitag“. Sie markieren oft Beschlüsse und Aufgaben.

Tipps für das nächste Mal

• Bitte darum, nacheinander zu sprechen: Durcheinanderreden wird am schlechtesten transkribiert.
• Remote sollte jede Person ein Headset statt des Laptop-Mikrofons nutzen.
• Im Raum laute Beamer und offene Fenster vermeiden.
• Zu Beginn ankündigen, dass die Besprechung aufgezeichnet und transkribiert wird.

Häufige Fragen

Werden die einzelnen Teilnehmenden erkannt? Noch nicht: Das Transkript hat Zeitstempel pro Abschnitt, kennzeichnet die Sprecher aber nicht. Für ein Protokoll reicht es meist, Beschlüsse und Aufgaben beim Prüfen zuzuordnen.

Kann ich eine Besprechung in einer anderen Sprache transkribieren? Ja. Wähle die gesprochene Sprache; über 60 werden unterstützt.

Ist das erlaubt? Das hängt von Land und Kontext ab. Grundsätzlich gilt: Teilnehmende informieren und die Richtlinien deines Unternehmens sowie die DSGVO beachten. Mehr in der Anleitung Meeting-Transkription.