Cómo pasar una reunión de Teams, Zoom o Google Meet a texto

Respuesta corta: descarga la grabación de la reunión (en Zoom, el archivo de solo audio M4A; en Teams, el MP4 de OneDrive o SharePoint; en Meet, el vídeo de la carpeta «Meet Recordings» de Google Drive), súbela a una herramienta de transcripción y en pocos minutos tendrás el texto con marcas de tiempo para redactar el acta.

Las tres plataformas tienen transcripción propia, pero depende del plan, de que el administrador la haya activado y de que alguien la inicie durante la reunión. Cuando no fue así, o necesitas el texto en otro idioma o en un documento limpio, este es el camino.

Dónde está la grabación

Zoom

• Grabación local: en tu ordenador, en Documentos → Zoom, dentro de una carpeta con la fecha y el nombre de la reunión. Encontrarás un vídeo .mp4 y un archivo de solo audio audio_only.m4a.
• Grabación en la nube (planes de pago): en zoom.us → Grabaciones.

Sube el M4A: ocupa entre 10 y 20 veces menos que el vídeo y la transcripción es idéntica. Más detalles en grabaciones de Zoom a texto.

Microsoft Teams

• Reuniones normales: en el OneDrive de quien inició la grabación, carpeta Grabaciones. También aparece en el chat de la reunión.
• Reuniones de canal: en el SharePoint del equipo, carpeta del canal → Grabaciones.

Si no puedes descargarla, probablemente solo el organizador tiene permiso: pídeselo. Guía completa en grabaciones de Teams a texto.

Google Meet

La grabación (disponible según tu plan de Google Workspace) se guarda en el Google Drive del organizador, en la carpeta «Meet Recordings», y el enlace llega por correo. Descárgala desde Drive con clic derecho → Descargar.

Reuniones presenciales

Pon el móvil en el centro de la mesa y graba con la app de notas de voz, o usa directamente el botón Grabar de la herramienta desde el navegador.

Cómo transcribirla

1. Entra en la herramienta y sube el archivo (audio o vídeo, hasta 5 horas y 2 GB).
2. Elige el idioma de la reunión.
3. Pulsa Transcribir. Una reunión de una hora suele estar lista en pocos minutos; puedes cerrar la página y la encontrarás en tu panel.
4. Revisa con el audio sincronizado: nombres de clientes, productos y siglas internas son lo que más conviene comprobar.
5. Descarga en Word.

De la transcripción al acta

Nadie quiere leer una hora de transcripción. Usa el texto para redactar un acta corta con esta estructura:

1. Datos: fecha, asistentes y objetivo.
2. Decisiones: una línea cada una, con la marca de tiempo por si alguien quiere escuchar el contexto.
3. Tareas: qué, quién y para cuándo.
4. Temas abiertos para la próxima reunión.
5. Anexo: la transcripción completa.

Un truco: busca en el texto palabras como «entonces», «quedamos», «acordamos», «me encargo» o «para el viernes». Suelen marcar decisiones y tareas.

Consejos para que la próxima salga mejor

• Pide que se hable por turnos: las interrupciones cruzadas son lo que peor se transcribe.
• En remoto, que cada persona use auriculares con micrófono en lugar del micro del portátil.
• En sala, evita proyectores ruidosos y ventanas abiertas.
• Avisa al empezar de que la reunión se va a grabar y transcribir.

Preguntas frecuentes

¿Se identifica a cada participante? Todavía no: la transcripción lleva marcas de tiempo por fragmento, pero no etiqueta a los hablantes. Para un acta suele bastar con atribuir decisiones y tareas al revisar.

¿Puedo transcribir una reunión en inglés si mi equipo habla español? Sí. Elige el idioma en el que se habló; se transcriben más de 60.

¿Es legal? Depende del país y del contexto, pero la regla general es informar a los asistentes y seguir la política de tu organización. Más en la guía de transcribir reuniones.