Come trasformare una riunione Teams, Zoom o Google Meet in testo

Risposta breve: scarica la registrazione della riunione (su Zoom il file solo audio M4A; su Teams l'MP4 da OneDrive o SharePoint; su Meet il video nella cartella «Meet Recordings» di Google Drive), caricala in uno strumento di trascrizione e in pochi minuti avrai il testo con i timestamp per scrivere il verbale.

Tutte e tre le piattaforme hanno una trascrizione propria, ma dipende dal piano, dall'attivazione da parte dell'amministratore e dal fatto che qualcuno la avvii durante la riunione. Quando non è andata così, o ti serve il testo in un'altra lingua o in un documento pulito, questa è la strada.

Dove si trova la registrazione

Zoom

• Registrazione locale: sul tuo computer, in Documenti → Zoom, in una cartella con la data e il nome della riunione. Troverai un video .mp4 e un file solo audio audio_only.m4a.
• Registrazione nel cloud (piani a pagamento): su zoom.us → Registrazioni.

Carica l'M4A: pesa da 10 a 20 volte meno del video e la trascrizione è identica. Più dettagli in registrazioni Zoom in testo.

Microsoft Teams

• Riunioni normali: nel OneDrive di chi ha avviato la registrazione, cartella Registrazioni. Compare anche nella chat della riunione.
• Riunioni di canale: nello SharePoint del team, cartella del canale → Registrazioni.

Se non riesci a scaricarla, probabilmente solo l'organizzatore ha il permesso: chiediglielo. Guida completa in registrazioni Teams in testo.

Google Meet

La registrazione (disponibile in base al piano Google Workspace) viene salvata nel Google Drive dell'organizzatore, nella cartella «Meet Recordings», e il link arriva via email. Scaricala da Drive con clic destro → Scarica.

Riunioni in presenza

Metti il telefono al centro del tavolo e registra con l'app memo vocali, oppure usa direttamente il pulsante Registra dello strumento dal browser.

Come trascriverla

1. Apri lo strumento e carica il file (audio o video, fino a 5 ore e 2 GB).
2. Scegli la lingua della riunione.
3. Tocca Trascrivi. Una riunione di un'ora di solito è pronta in pochi minuti; puoi chiudere la pagina e ritrovarla nella tua area.
4. Rivedi con l'audio sincronizzato: nomi di clienti, prodotti e sigle interne sono le cose da controllare per prime.
5. Scarica in Word.

Dalla trascrizione al verbale

Nessuno vuole leggere un'ora di trascrizione. Usa il testo per scrivere un verbale breve con questa struttura:

1. Dati: data, partecipanti e obiettivo.
2. Decisioni: una riga ciascuna, con il timestamp nel caso qualcuno voglia riascoltare il contesto.
3. Compiti: cosa, chi ed entro quando.
4. Temi aperti per la prossima riunione.
5. Allegato: la trascrizione completa.

Un trucco: cerca nel testo espressioni come «quindi facciamo», «siamo d'accordo», «abbiamo deciso», «me ne occupo io» o «entro venerdì». Di solito segnalano decisioni e compiti.

Consigli per la prossima volta

• Chiedi di parlare a turno: le interruzioni incrociate sono ciò che si trascrive peggio.
• Da remoto, ognuno usi le cuffie con microfono invece del microfono del portatile.
• In sala, evita proiettori rumorosi e finestre aperte.
• Avvisa all'inizio che la riunione verrà registrata e trascritta.

Domande frequenti

Viene identificato ogni partecipante? Non ancora: la trascrizione ha timestamp per segmento ma non etichetta i parlanti. Per il verbale di solito basta attribuire decisioni e compiti in revisione.

Posso trascrivere una riunione in un'altra lingua? Sì. Scegli la lingua parlata; ne supportiamo più di 60.

È legale? Dipende dal paese e dal contesto, ma la regola generale è informare i partecipanti e seguire la policy dell'azienda e il GDPR. Maggiori dettagli nella guida trascrizione di riunioni.